第8章：Prompt 进阶 — 在 Office 里说清楚你要什么

本章解决的核心问题：你已经开始用 Copilot，但总觉得结果差那么一口气——内容太笼统、结构不是你想要的、语气不对、缺关键信息。这不是 Copilot 不好，这是你和 AI 之间的「沟通问题」。本章教你系统地写好 Prompt，并提供 30 个可以直接复制使用的模板。

8.1 为什么 Copilot 总是给你「差不多但不对」的答案？

很多人的第一反应是「Copilot 没什么用，输出都很普通」。但当你看到别人用同一个 Copilot 生成了真正有用的内容，会发现差距不在工具，在指令。

翻车现场 1：波粒的第一次 Prompt 噩梦

波粒刚开始用 Copilot 的时候，觉得自己英语不错，直接上了一个高大上的 prompt：

Generate a comprehensive analysis of our Q2 sales performance with strategic recommendations.

Copilot 回了一篇漂亮的英文分析——洋洋洒洒 800 字，结构完整，用词讲究。波粒满意地点头，然后看了一眼数据……

它引用的数据全是错的。

不是小错，是根本性的错——把华南区的销售额安到了华东区头上，把增长趋势说成了下降趋势。整篇文章读起来像模像样，但数字没有一个对得上。

波粒当时的第一反应是：「Copilot 真是个花瓶，看着好看，不能用。」

后来它才意识到问题出在哪：它没给 Copilot 任何真实数据。Copilot 没有访问它的销售数据，只能从训练数据里「编」出一套看起来合理的数字给它。这不是 Copilot 在撒谎——是它在没有数据的情况下，用概率补全猜了一组「最像销售数据」的数字。

这件事成了波粒的转折点。它从「相信 AI 能自己搞定」变成了「我必须给它正确的原材料」。

Prompt 为什么这么重要？三个比喻让你立刻明白

比喻一：Prompt 是给 AI 的地图

想象你让一个司机送你去一个地方。你说「带我去个有意思的地方」——司机可能开到游乐园、博物馆、或者最近的奶茶店。你说「带我去朝阳区建国门外大街 1 号国贸大厦 A 座 15 层」——司机精准到达。

Prompt 就是你的地图地址。模糊的地图带你到错误的地方，精确的地图带你到目的地。

比喻二：Prompt 是点菜

你去一家高级餐厅，对服务员说「来点好吃的」。服务员很为难——你觉得好吃的，和我觉得好吃的，是一回事吗？是辣还是不辣？热的还是冷的？素的还是荤的？服务员猜错了，你生气。

好的 Prompt 就像这样：「一份七分熟的肉眼牛排，配黑胡椒酱汁，蔬菜要烤的不要水煮的，土豆泥代替薯条。」服务员（Copilot）一听就明白了，做出来八九不离十。

比喻三：Prompt 是建筑师的蓝图

给 AI 一个模糊的 prompt，就像对施工队说「盖个房子」——你可能得到一个仓库、一座别墅、或者一个车库。给 AI 一个详细的 prompt，就像给出精确的蓝图——每一层的用途、房间数量、窗户朝向都清清楚楚。

核心原则：Prompt 的质量决定了 Copilot 输出的上限。垃圾进，垃圾出；好的指令进，好的初稿出。

翻车现场 2：投诉信写成了「骂人信」

让 Copilot 写一封关于产品质量的投诉信——听起来很简单对吧？但看波粒第一次是怎么做的。

波粒的槽糕 prompt：

写一封投诉信

Copilot 的输出：

尊敬的供应商：
你们的产品简直是垃圾！我从来没有见过这么差的质量！强烈要求你们全额退款并赔偿我们的损失！我对你们非常失望，你们太不负责任了！！！

愤怒的客户

波粒看完目瞪口呆——这哪是投诉信，这分明是骂人信。如果真发出去，合作关系基本就结束了。

波粒改进后的 prompt（用 CRAFT 框架）：

写一封给供应商的质量投诉信。背景：我们上周收到的 XY-100 零件批次，抽检发现有 15% 的不良率，远超合同约定的 2% 标准。语气：专业且坚定，不是情绪发泄。我们想解决问题，不是撕破脸。
内容需要包含：
1. 问题描述（用数据说话）
2. 对质量标准的引用
3. 期望的解决方案（换货 + 质量改进计划）
4. 回复截止时间
格式：正式商务信函格式，不超过 400 字。

改进后的输出：

尊敬的供应商合作伙伴：

主题：关于 XY-100 批次质量问题的正式沟通

在近期验收的 XY-100 零件批次中，我方抽检发现不良率达 15%，超出合同约定的 2% 质量标准。具体情况如下：[详细数据]

根据采购协议第 4.3 条，我方要求：

1. 对该批次全部产品进行换货
2. 提供根本原因分析报告
3. 在下一批次交付前实施质量改进措施

请于 5 个工作日内给予回复。期待您的配合与改进。
顺颂商祺

同样的事情，不同的 prompt——一个像泼妇骂街，一个像专业采购经理。差距全在指令里。

8.2 为什么模糊的指令一定产生模糊的输出？

这是一个核心问题：为什么波粒对 Copilot 说「写一份报告」，它给的东西总是泛泛而谈？

要理解这一点，你需要知道 AI 的工作方式——不是用技术术语，而是用一个比喻。

猜词游戏：AI 的本质是一个超级猜词机

想象你在玩一个游戏：你面前有一台机器，这台机器的唯一工作是——猜下一个词应该是什么。

你输入「我今天中午吃了」，机器就猜下一个词最可能是什么。它猜「饭」的概率是 60%，猜「面」的概率是 25%，猜「火锅」的概率是 10%，猜「空气」的概率是 0.01%。

这台机器的能力来自于它读过几乎整个互联网的内容——几万亿个句子。它知道在「我今天中午吃了」后面，中文世界最常出现的是什么词。

现在，问题来了——

如果你的指令是「写一份报告」，这台机器会想：「嗯……『写一份报告』后面最常接的文字是什么？根据我读过的几万亿个句子，最可能是……『这份报告是关于……』或者『根据公司要求……』。」结果它产生了一段无比通用、放之四海而皆准的废话。

但你的指令是「写一份 Q2 华东区销售分析报告，受众是 VP，需要包含同比数据、驱动因素、风险分析」，机器现在知道了——它不能随便发挥，它的「猜词范围」被你大幅缩小了。它只能在这个精确定义的空间里「猜」，所以输出更精准。

（关于这个「猜词」机制更深层的原理，我们会在下一章详细拆解——这里先让你建立直觉。想知道为什么角色设定有效、为什么给例子比给指令好？下一章全部会从底层解释清楚。）

翻车现场 3：波粒 vs 周报

波粒每周五要写周报给 VP。它第一次尝试用 Copilot 帮忙：

写一份周报。

Copilot 给了它一份周报模板——本周完成、下周计划、风险与问题。内容空洞得像是从百度百科抄的通用定义。波粒翻了个白眼：「这不就是我自己写一份还得更省事？」

后来它学会了：

我是消费品公司华东区销售总监。本周核心三件事：1. 新签了3个经销商（上海、杭州、宁波）；2. 华南区有一笔300万的单子延期了；3. VP 要求下周二前提交 Q3 预算草案。写一份周报给 VP，语气简洁直接，不需要客套话，重点突出本周的硬成果和需要他决策的事项。

Copilot 这次给的周报，它几乎没改就直接用了。

波粒的感悟：「不是 Copilot 不行，是我之前把它当成了读心术师。它不会读心，它只会读指令。」

用漫画场景理解

黄金法则：你的 Prompt 里放的每一个限制条件，都是在帮 AI 缩小「猜的范围」。限制不是束缚，而是瞄准镜。

8.3 CRAFT 框架：用五个维度对准 AI 的「猜词范围」

CRAFT 是一个专为职场 AI 使用设计的 Prompt 框架，覆盖了让 Copilot 给出好结果的五个关键维度。每个维度就像瞄准镜上的一个调节旋钮——你调得越准，打得越准。

flowchart LR
    C[Context
上下文] --> Result
    R[Role
角色] --> Result
    A[Action
动作] --> Result
    F[Format
格式] --> Result
    T[Tone
语气] --> Result
    Result[高质量输出]

C — Context（上下文）：给 AI 搭舞台

比喻：就像你让一个演员上台表演，但你不告诉他这是什么戏、什么年代、什么场景。没有舞台背景，演员只能站着发呆。

如果你不告诉 Copilot 背景，它会假设最通用的背景——而通用几乎等于无趣。你需要告诉它：我们是什么公司、什么行业、目前什么处境、这份文档是为了什么目的。

错误示范：「写一份周报」
正确示范：「我是消费品公司的区域销售总监，本周华东区新签了 3 个经销商但华南区有一笔大单延期了。写一份周报给我的 VP。」

R — Role（角色）：给 AI 分配角色

比喻：同一个演员，演诸葛亮和演张飞，台词风格完全不同。你让 Copilot「写一封邮件」，它不知道自己是 CEO 还是实习生；你告诉它「你是负责该项目的产品经理」，它的「演法」立刻就变了。

错误示范：「分析这份数据」
正确示范：「你是一位有 8 年经验的财务分析师，分析这份销售数据。」

A — Action（动作）：给 AI 一个明确的动词

比喻：你在厨房对助手说「处理一下这个土豆」——它可能洗、削、切、煮，每种做法出来完全不同的东西。你说「把这个土豆切成 2cm 见方的丁放进锅里煮 15 分钟」，它就完全没有歧义。

模糊动词（看看、试试、帮忙）会导致 Copilot 不知道该做到什么程度。精准动词（写、生成、分析、对比、总结、改写）告诉它确切的交付物。

F — Format（格式）：给 AI 一个容器

比喻：同样的水，倒在杯子里是饮用水，倒在花瓶里是插花，倒在灭火器里是消防工具。格式就是容器。同样的内容，用表格呈现、用要点列表、用逐段叙述——效果完全不同。

Copilot 默认的输出格式不一定是你要的。你需要告诉它：表格、编号列表、段落、邮件格式、还是 PPT 大纲。

T — Tone（语气）：给 AI 定调子

比喻：同一句「你来了」，用欢迎的语气是开心，用冷淡的语气是不耐烦，用质问的语气是怀疑。语气决定了信息的接收方式。

错误示范：「写一封邮件给李总」
正确示范：「写一封邮件给李总，语气礼貌且尊重（他是你敬重的行业前辈），但内容要清晰直接。」

你不需要在每个 Prompt 里包含全部五个维度——简单任务可能只需要 2-3 个。但当你发现 Copilot 的输出总是不对，对照这个框架检查哪个维度没有说清楚。

翻车现场 4：波粒的 CRAFT 对照实验

波粒有一次做了个对比实验，用两个不同的 prompt 让 Copilot 写同一封邮件。

Without CRAFT：

写一封邮件给客户，告诉他们项目延期了。

Copilot 输出了一封四平八稳的延期通知——「尊敬的客户，我们很抱歉地通知您……」每个字都客气，但整封信读起来像机器人写的。波粒看完觉得：「这话我说不出口，太假了。」

With CRAFT：

Context：我是项目管理公司的客户经理，负责的这个项目因为供应商原材料问题需要延期两周。
Role：你是我——一个有 10 年项目管理经验的人，和这家客户合作了三年，关系很好。
Action：写一封延期通知邮件，既要坦诚说明原因，又不能让客户觉得我们不靠谱。
Format：邮件格式，先道歉 + 说明原因 + 新时间表 + 补偿方案。
Tone：坦诚、负责、不推卸。像朋友之间说真话，但保持专业。

Copilot 这次输出的邮件，波粒看完沉默了几秒——因为它写的几乎就是它会写的那种语气。「哥几个这事确实是我的锅，原材料供应商那边出了点状况……新的时间表如下……」像一个真实的人在说话，而不是一个客服模板在发声。

波粒把两封邮件并列截图发到了团队群里，配了一句话：「CRAFT 不是理论，是效果。」

8.4 Office 场景通用技巧

技巧一：告诉 Copilot 它不知道的背景

Copilot 知道的是通用知识，不知道你公司的内部情况。你需要主动补充：

• 你公司的业务类型、所在行业
• 受众的职级和背景
• 相关的历史数据或决策背景
• 公司特有的术语或缩写

一个规则：如果这个信息是一个新同事第一天上班需要知道的，那 Copilot 也需要知道。

技巧二：给它看「好的例子」

如果你知道你想要什么风格，找一段样本给 Copilot 看：

「参考以下风格写一封给客户的跟进邮件：[粘贴一封你满意的历史邮件]」

AI 模仿风格的能力比从零创作更稳定——给它参照物，结果更可控。

翻车现场 5：波粒想用 Copilot 写英文邮件

糟糕 prompt：

用英文写一封邮件给美国客户。

Copilot 的输出： 极其正式、带着模板腔的商务英语，像 90 年代的教材课文——"We hereby inform you that..."、「我谨此致函……」的味道。美国客户看到会觉得很奇怪，因为真实的商业英语根本不是这样写的。

改进后的 prompt：

用英文写一封给美国客户的跟进邮件。他们是创业公司，沟通风格轻松随意。
语气：直接、简洁、带一点幽默感——类似这种风格：
[粘贴波粒之前和美国客户沟通的真实邮件]

Copilot 第二次输出： 语气自然流畅，像真实的人在写信，而不是机器在套模板。客户回复也快了很多——因为读起来像是「人」写的。

技巧三：分步迭代，不要一步到位

不要期望一条指令生成完美结果。好的使用方式是迭代：

1. 先让 Copilot 生成大纲/结构
2. 确认结构之后，让它分章节生成内容
3. 每个部分生成后，用「改一下语气」进一步优化

把大任务拆成小任务，每步确认，结果比一次性生成要好得多。

技巧四：告诉它「不要」什么

有时候明确排除项比描述你要什么更有效：

「写一封感谢邮件，不要用空洞的客套话（如「感谢您百忙之中……」），不要超过 150 字，不要用过多感叹号。」

这个「负面约束」能帮你避免 AI 默认的套路化表达。

技巧五：要求它给出选项

如果你不确定哪个方向最好：

「给我三个不同角度的执行摘要开头句，我来选最合适的。」

让 Copilot 生成多个选项，你做选择，比让它猜你的偏好效率更高。

波粒的 Prompt 进化之路

回顾波粒从第 1 章到现在的变化，它的 prompt 经历了三个阶段：

阶段一：「AI 是神仙」
波粒的 prompt 极其简短：「帮我写个方案。」它期待 AI 能读懂它的心思，像魔法一样变出完美的结果。结果当然很惨——AI 不是神仙，神仙也读不懂「帮我写个方案」这种句子。

阶段二：「AI 是实习生」
波粒开始写详细的 prompt，但写得像在指挥一个没有判断力的新人——指令很长，但全是「你要这样做」「你要那样做」，像一个微 manager。结果好了一些，但它总觉得哪里不对。

阶段三：「AI 是合作者」
波粒终于找到了节奏：它给 AI 足够的上下文（Context）、明确的角色定位（Role）、清晰的交付要求（Action+Format+Tone），但把判断留给自己。它不试图让 AI 一次性搞定所有事，而是把它当作一个可以反复对话的搭档。

现在的波粒，写 prompt 前会问自己三个问题：

1. 如果我把这个任务交给一个新同事，我需要告诉他什么背景信息？
2. 他最可能在哪几个地方犯错？我要怎么提前帮他避免？
3. 第一版我不满意怎么办——我准备好迭代了吗？

这三个问题，就是它和三个月前的自己之间最大的差距。

8.5 Prompt 模板库：30 个可直接使用的模板

以下模板都可以直接复制，根据 [中括号] 里的内容替换为你的实际情况。每个模板前都标注了「什么时候用这个」，帮你快速定位。

Word 文档写作模板

模板1：从零生成文档初稿

什么时候用这个：你需要从空白页面开始写一份正式文档，但不知道从何下笔——让 Copilot 给你第一稿，你在此基础上修改，比从零开始快 10 倍。
波粒点评：新手最常用，老手最珍惜。第一个字最难写，Copilot 帮你写。

为[公司/部门]写一份[文档类型：报告/方案/计划书]，关于[主题]。
受众：[受众职级和背景]
结构：
1. [第一部分]（约[字数]字）
2. [第二部分]（约[字数]字）
3. [第三部分]（约[字数]字）
背景信息：[关键背景数据或情况说明]
语气：[正式/专业/务实]，适合[内部汇报/对外提交]。
数字和具体数据部分请用【待填入】标注。

模板2：扩写某个章节

什么时候用这个：你已经写好了一段话但觉得太单薄，需要补充更多论据和细节，又不想改变原意。
波粒点评：不是字数不够，是料不够。Copilot 帮你加料不加水。

扩写以下段落，增加更多细节和支持论点，但保持意思不变，控制在[字数]字以内：
[粘贴原文]

模板3：生成执行摘要

什么时候用这个：你有一份很长的报告，但高管只看摘要——需要把核心内容浓缩到一页以内。
波粒点评：高管的时间是按秒算的。别让他们猜重点，你替他们标好。

根据以下文档内容，生成一份执行摘要，要求：
- 不超过[字数]字
- 覆盖核心结论、主要数据支撑、建议行动
- 语气：[正式/简洁]
- 受众是[高管/客户/跨部门同事]
[粘贴文档内容或引用文件]

模板4：改写语气

什么时候用这个：内容没问题，但语气不对——太生硬、太随意、或太啰嗦，需要在不改变信息的前提下换一种表达风格。
波粒点评：写都写好了，换个说法就能换种效果。这是性价比最高的操作。

把以下文字改写为[正式/更简洁/更有说服力/更委婉]的风格，保持核心信息不变。
[粘贴原文]

模板5：生成会议前背景简报

什么时候用这个：你马上要参加一个重要会议，但没时间仔细读所有背景资料——让 Copilot 帮你提炼成 3 分钟能读完的简报。
波粒点评：开会前 5 分钟才拿到资料？这个模板就是为你准备的。

我明天要参加一个关于[主题]的会议，对方是[公司/职位]。
请根据以下参考信息，帮我生成一份 300 字的背景简报，包含：关键背景、可能的讨论点、我需要提前准备的信息。
[粘贴相关背景文件或邮件内容]

PowerPoint 模板

模板6：从主题生成 PPT 大纲

什么时候用这个：你需要做一个演示文稿，但还不知道 PPT 的结构——先让 Copilot 生成大纲，你再填充细节。
波粒点评：最怕的不是写 PPT，是面对一张白纸。Copilot 给你把架子搭好。

为一个关于[主题]的演示文稿生成大纲。
受众：[受众描述]
演示时长：[时间]
页数：约[页数]页
核心信息：[你最想让受众记住的一件事]
请给出每页的标题和 2-3 个要点。

模板7：为某页 PPT 生成内容

什么时候用这个：大纲已经有了，但某一页的内容需要充实——让 Copilot 针对这一页直接生成要点或描述。
波粒点评：卡在某页写不出来？别死磕，让 Copilot 给你几个选项。

为一页标题为「[标题]」的幻灯片生成内容，要求：
- 核心观点：[观点]
- 支撑数据：[数据]
- 格式：[要点列表/流程图描述/对比表格]
- 字数：每个要点不超过 15 字

模板8：生成演讲者备注

什么时候用这个：PPT 做好了，但演讲时需要逐页的说稿——让 Copilot 帮你写出自然的演讲备注，不需要照着念也能讲得流畅。
波粒点评：PPT 是给人看的，演讲备注是给你自己看的。别混为一谈。

为以下幻灯片内容生成演讲者备注，要求：
- 每页备注 100-150 字
- 包含：开场过渡语、核心内容解释、引导到下一页的过渡语
- 语气：口语化，适合演讲，不是正式书面语
[粘贴幻灯片内容]

Excel / 数据分析模板

模板9：数据摘要请求

什么时候用这个：你有一堆数据但没时间逐行看——让 Copilot 帮你总结主要发现，指出值得关注的关键点。
波粒点评：数据自己不会说话。Copilot 是翻译，不是创造者。

分析这份[描述数据内容]数据，重点回答以下问题：
1. [问题1]
2. [问题2]
3. [问题3]
请用要点列表格式回答，每条不超过 50 字，并标注结论来自数据的哪个维度。

模板10：异常分析

什么时候用这个：你觉得数据里有不对劲的地方——比如某个月的销售额突然下滑——让 Copilot 帮你系统地识别所有异常点。
波粒点评：人的眼睛会漏，AI 不会。但要先告诉它你怀疑什么。

扫描这份销售数据，识别以下类型的异常：
- 环比下降超过[X%]的门店/区域/产品
- 与历史均值偏差超过[X]个标准差的数据点
- 有明显断层的时间段
用表格形式列出，并为每条异常提供可能的原因（列举 2-3 种可能）。

模板11：图表指令

什么时候用这个：需要把数据可视化成图表，但不确定哪种图表类型最适合你的数据——让 Copilot 推荐并生成图表结构。
波粒点评：一图胜千言，但图错了就是千句废话。先让 Copilot 帮你选图。

用[折线图/柱状图/散点图]展示[数据列名]的变化趋势，
X轴：[时间/类别]
Y轴：[数值]
如果有多个系列，按[颜色/线条样式]区分
图表标题：[标题]

Outlook 邮件模板

模板12：正式请求邮件

什么时候用这个：需要向同事、客户或上级提出一个请求，希望邮件既礼貌又有说服力——不卑不亢地让对方愿意配合。
波粒点评：求人办事最难写的是语气。太软人家不当回事，太硬人家不想理。

写一封给[收件人职位]的邮件，主题是[主题]。
目的：[具体请求]
背景：[为什么提出这个请求，有什么紧迫性]
期望回复：[你希望对方做什么，以及截止时间]
关系：[正式/已有合作关系]
语气：[专业合作/正式礼貌]，不超过[200/300]字。

模板13：委婉拒绝邮件

什么时候用这个：说「不」是最难的职场沟通之一——你需要拒绝对方，但又不希望破坏关系。
波粒点评：拒绝不是终点，是谈判的起点。好的拒绝邮件会给对方台阶下。

写一封委婉拒绝[请求内容]的邮件，给[收件人]。
拒绝原因：[真实原因，但可以适当措辞]
维护关系：需要保持良好关系，[是否给出替代方案]
语气：诚恳，不生硬，不过度道歉。

模板14：跟进催进度邮件

什么时候用这个：对方答应了但迟迟没有行动——你需要提醒对方，但又不想显得咄咄逼人。
波粒点评：催人是最微妙的事。催急了伤关系，不催自己急。Copilot 帮你把握分寸。

写一封跟进[事项]进展的邮件，给[收件人]。
背景：[之前沟通的背景]，距上次确认已经过了[X天/周]。
语气：友好但明确，让对方感受到紧迫性但不显得指责。
结尾：明确请求对方在[时间]前给出反馈。

模板15：跨文化/英文邮件

什么时候用这个：需要用英文给海外同事或客户写邮件——不同文化的沟通风格差异很大，让 Copilot 帮你把握分寸。
波粒点评：别写「We hereby inform you that...」这种话。美国人都不这么写了。

用英文写一封给[国家/地区]同事/客户的邮件，主题是[主题]。
核心内容：[中文描述你要说的内容]
语气：[正式/友好/专业]，适合[职级]级别的沟通。
控制在[X]词以内。请注意跨文化礼仪，避免[直接命令/过于中国式的客套]。

模板16：内部通知邮件

什么时候用这个：需要向团队或公司发布一个通知——信息要完整清晰、行动导向，但不需要长篇大论。
波粒点评：内部通知的正确定位——没人会仔细看。所以必须 3 秒抓重点。

写一封内部通知邮件，关于[通知内容]，发给[受众]。
关键信息：[什么事、什么时间、影响谁、需要做什么行动]
语气：直接清晰，不需要过多铺垫，重点在行动项。
格式：先结论，后背景，最后行动项。

Teams 会议相关模板

模板17：会议前议程生成

什么时候用这个：你是会议组织者，需要一份结构清晰的议程——让大家知道会议要讨论什么、达成什么结果。
波粒点评：没有议程的会议=没有地图的旅行。终点靠猜，过程靠编。

为一个[X分钟]的[会议类型：周例会/项目对齐/跨部门协调]会议生成议程。
参与者：[角色列表]
会议目标：[这次会议要达到什么结果]
需要决策的事项：[列出需要决策的问题]
格式：时间分配表，每项议程包含负责人和预计时长。

模板18：行动项跟进邮件

什么时候用这个：会议开完了各散东西——需要把达成的共识和行动项整理成文字发给大家，确保所有人都清楚自己该干什么。
波粒点评：会议的价值不在开的那一小时，在开完之后大家做的事。没有行动项的会议=聚在一起闲聊。

根据以下会议行动项，写一封跟进邮件发给所有相关方。
[列出行动项：责任人、事项、截止日期]
语气：友好提醒，不强硬。
包含：行动项汇总表 + 下次回顾的时间。

通用高级模板

模板19：SWOT 分析

什么时候用这个：需要对一个决策、产品、项目或竞争对手进行结构化分析——SWOT 是最经典的框架之一，但很多人不知道从何开始。
波粒点评：SWOT 模板已经存在 50 年了。Copilot 不是教你用 SWOT，是帮你 5 分钟填完 SWOT。

对[主题/产品/方案/决策]进行 SWOT 分析。
背景：[相关背景信息]
要求：每个象限 3-5 条，用要点格式，语言简洁有力，每条不超过 20 字。
最后给出 1-2 句综合结论。

模板20：提案对比分析

什么时候用这个：手上有多个方案不知道怎么选——让 Copilot 帮你从多个维度对比，让优劣势一目了然。
波粒点评：选 A 还是选 B？Copilot 不替你做决定，但它能把两个方案的底裤都扒干净。

对比以下[X]个方案，从[维度1]、[维度2]、[维度3]三个维度进行分析。
方案A：[描述]
方案B：[描述]
格式：对比矩阵表。
最后给出推荐，并说明推荐理由（不超过 100 字）。

模板21：风险评估

什么时候用这个：正在规划一个新项目或计划——在投入资源前，让 Copilot 帮你识别可能的风险和应对措施。
波粒点评：乐观的人做计划，悲观的人做风控。两个都要做。

识别以下计划/项目的主要风险：
[计划描述]
对每个风险：
- 描述风险（一句话）
- 概率评估（高/中/低）
- 影响评估（高/中/低）
- 建议的应对措施（1-2句）
格式：表格

模板22：从杂乱笔记生成报告

什么时候用这个：你开会时随手记了很多杂乱的关键词和碎片信息——需要 Copilot 帮你整理成别人能看懂的结构化文档。
波粒点评：你的天书笔记只有你自己看得懂。Copilot 帮你翻译成人类语言。

以下是我的会议笔记/草稿，内容比较杂乱，请帮我整理成一份结构清晰的[报告类型]。
要求：
- 按[结论/背景/问题/建议]顺序组织
- 删除重复和不重要的内容
- 补充必要的过渡语让逻辑更流畅
- 保留我的核心观点，不要改变立场
[粘贴笔记]

模板23：生成谈判/沟通话术

什么时候用这个：你有一次重要的沟通——可能是谈判、电话或者对高管的汇报——需要提前准备不同场景下的对话脚本。
波粒点评：最难的不是知道说什么，是在压力下还记得要说什么。提前准备，有备无患。

我需要在[场景：电话/会议/谈判]中向[对方]说明[主题]，目的是[目的]。
对方可能的顾虑：[列出可能的反对意见]
请生成：
1. 开场白（30秒版本）
2. 核心论点（3条，每条配一句支撑）
3. 针对每个顾虑的应对话术
语气：[有说服力/合作共赢/坚定但不强硬]

模板24：年度/季度总结

什么时候用这个：到了写总结的时候——业绩都做完了，但不知道怎么把数据组织成一个有说服力的故事。
波粒点评：数字是砖，故事是房子。Copilot 帮你把砖砌成房子，但设计图得你自己画。

根据以下信息，写一份[个人/团队/业务]的[季度/年度]总结。
成果：[列出主要成果和数据]
挑战：[遇到的主要困难]
学到的：[主要经验]
下阶段计划：[简述]
受众：[直属上级/高管/跨部门]
格式：标准汇报格式，先亮点，后挑战，最后计划，约[X]字。

模板25：制作培训材料

什么时候用这个：需要给新人、客户或同事做一次培训——需要一份逻辑清晰的教学大纲，确保学员能学到想要的东西。
波粒点评：好的培训材料不是把人教聪明，是把复杂的事讲简单。

为[受众：新员工/经销商/内部团队]制作一份关于[主题]的培训材料大纲。
受众背景：[他们知道什么，不知道什么]
培训目标：学完之后，他们能做到[具体行为]
时长：约[X]分钟的培训
格式：大纲 + 每个模块的核心要点（每条不超过 10 字）

模板26：项目状态更新邮件

什么时候用这个：项目相关方需要知道最新进展——让 Copilot 帮你写一份简洁的状态更新，让忙碌的人 3 分钟内掌握全局。
波粒点评：红灯及时亮比绿灯亮得晚更值钱。状态更新最怕报喜不报忧。

写一封项目[项目名]的状态更新邮件，发给[受众]。
当前状态：[绿/黄/红]
本期完成：[列出完成的里程碑]
下期计划：[列出下一步]
风险与阻碍：[如果有]
需要支持：[如果有]
语气：简洁专业，忙碌的高管 3 分钟能读完。

模板27：简历/个人介绍优化

什么时候用这个：你的简历或个人介绍太平淡了——用 STAR 格式重新组织，让成果更有说服力。
波粒点评：没人关心你做过什么，他们关心你做成了什么。Copilot 帮你把「做了」改成「搞定了」。

优化以下[简历片段/个人介绍]，使其更有说服力，适合[目标职位/场合]。
[粘贴原文]
要求：使用 STAR 格式（情境-任务-行动-结果），突出量化成果，删除模糊表述。

模板28：Q&A 准备

什么时候用这个：你要做汇报或答辩，但不知道听众会问什么问题——让 Copilot 帮你站在对方角度提前准备应对思路。
波粒点评：最怕的不是答不上来，是没想到会被问。提前让 Copilot 扮演「刁难者」。

我即将[汇报/提案/答辩]，主题是[主题]。
请生成对方可能提出的 10 个刁钻问题，并为每个问题提供建议的回答框架（不需要完整答案，只需要「应该从哪些角度回答」）。
对方背景：[职位/关注点]

模板29：数据故事化

什么时候用这个：你有一堆干巴巴的数据，但听众需要的是「故事」而不是数字——让 Copilot 帮你在数据和人之间搭建桥梁。
波粒点评：人记不住数字，人记得住故事。但故事不能编，得从数据里长出来。

把以下数据点转化为有说服力的叙述，让非技术受众也能理解其重要性：
数据：[列出数字和事实]
受众：[描述受众背景]
你想传达的核心信息：[一句话概括]
格式：[要点列表/叙事段落/对比故事]

模板30：会议纪要规范化

什么时候用这个：你的会议记录乱得像天书——需要 Copilot 帮你整理成规范的会议纪要，确保每个人都能看懂并执行。
波粒点评：会议记录是给自己看的，会议纪要是给别人看的。这两者中间差了一个 Copilot。

把以下杂乱的会议记录整理成规范的会议纪要。
[粘贴原始记录]
格式要求：
- 会议基本信息（时间、参与者）
- 讨论主题摘要（按议题分组）
- 决策记录
- 行动项（责任人 + 事项 + 截止日期）
语气：客观记录，不加入个人判断。

8.6 迭代对话：不满意时怎么追问

如果 Copilot 的输出不符合预期，不要重新开始，而是在同一对话里追问：

结构问题：

「把第二部分和第三部分合并，然后在结尾增加一个风险与对策模块。」

语气问题：

「整体语气改得更简洁，删掉所有「我们认为」「建议考虑」这类模糊表述，改成直接陈述。」

内容问题：

「第一段太笼统，用我们公司华东区的真实情况来替代——我们是消费品公司，Q2 超目标 3 个百分点。」

格式问题：

「把这段文字改成三列的对比表格：维度/现状/目标。」

这种迭代方式通常比重新写指令更高效，因为你保留了已经做对的部分，只调整出问题的地方。

翻车现场 6：波粒想让 Copilot 生成一个 PPT 大纲

第一个 prompt：

给我生成一个年度总结的 PPT 大纲。

Copilot 给了一个极其普通的大纲：回顾过去、总结经验、展望未来——每个公司每年都在写的那种模板，没有任何特色。

波粒没有重新开始，而是在同一对话里追问：

这个太通用了。我们的年度总结有特定的要求：
1. 第一部分必须是「核心数据看板」——用数字说话
2. 然后是「三个关键战役」——不是面面俱到，只讲最重要的三件事
3. 然后是「遗憾与教训」——诚实面对问题
4. 最后才是「明年计划」
你能按这个结构重新生成吗？每一页给出具体的要点。

这次 Copilot 给出的大纲完全对味了——因为波粒把「结构模板」喂给了它，而不是让它自己猜。迭代让它从「通用」走到了「定制」。

本章小结

下一章预告

你现在已经掌握了 Prompt 的进阶技巧——你知道如何用 CRAFT 框架给 Copilot 精确的指令，也明白了为什么模糊的指令只会产生模糊的输出。但如果你只停留在「抄模板」的阶段，你还没有真正理解 Prompt 的本质。

下一章，我们将深入到一个更底层的层面——AI 到底是怎么「理解」你的？

如果你理解了 AI 的工作方式，那么写 Prompt 就不再是「套公式」，而是一种可以灵活运用的能力。

→ 第9章：Prompt 的思维模型